MEMAHAMI DAN NENDESAIN FORMULIR

                Sebagai pengguna SIA,akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khususnya khusus serta isi,organisasi,dan fitur interksi pengguna.Sebagai perancang,akuntan harus memberikan perhatian cermat terhadap desain formulir.Antar muka pengguna yang didesain dengan baik dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat.Sebagaii auditor dan evaluator SIA, akuntan menyadari bahawa sebuah formulir entri data merupakan hal penting dalam pengendalian internal.Oleh karena itu, berbagai pengendaliaan yang dapat dibuat dalam formulir untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Formulir Input : Isi dan Organisasi

                Data diorganisasikan dengan cara tertentu agar memungkinkan piranti lunak basis data relasional menggunakannya secara fleksibel untuk merespon ke pelangan.

1.Formulir entri satu record(single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu.formulir ini digunakan untuk menambah,menghapus,atau memodifikasi data satu record satu table tertentu.Formulir seperti ini sering sekali digunakan untuk mengarsipkan data file induk.contohnya adalah formulir arsip persediaan,arsip pelanggan,dan arsip harga persediaan.

2. Formulir entri bentuk table(tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu table.Jenis fromulir ini sering digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian, sebagai contoh apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat dipagi hari,petugas penerimaan kas bias jadi memilki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat.Menampilkan formulir seperti ini,petugas dapat dengan cepat memindahkan dari satu baris ke baris berikutnya pada setiap penerimaan kas dimasukan.

3.Formulir entri multitable (multi-table entri form) adalah digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.Sebagai contoh mencatat data dari table pesanan dan perincian pesanan.Untuk setiap pesanan,bias terdapat banyak record yang merupakan hubungan satu dengan banyak,sebuah formulir utama digunakan.Formulir utama (main form) memiliki dua bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke “satu” table, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke “banyak” table. Dengan memasukan data di bagian “utama” formulir akan mengakibatkan penambahan satu record ke table pesanan.

Data Flow Diagram Penjualan

1.Diagram Konteks

              Diagram konteks adalah suatu diagram yang terdiri dari suatu proses saja dan biasa diberi nomor proses 0. Proses ini mewakili dari dari seluruh sistem. Diagram konteks menggambarkan input atau output suatu sistem dengan dunia luar atau dunia kesatuan luar.

2. Data Flow Diagram - DFD

          Data Flow Diagram - DFD adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

                Untuk mengakses informasi dari basis data,anda harus memahami konsep query.Query adalah permintaan dari basis data,Informasi di tabel dan di query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manager dan pengguna.Piranti lunak manajemen basis data menyediakan fungsi-fungsi pembuatan table,memasukan data ke table,dan memperoleh kembali informasi melalui query.Sebagian besar produk piranti lunak basis data juga menyediakan piranti lunak untuk mendesain laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh.Hal yang harus diperhatikan dalam mendesain query dan laporan pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1.Sistem manajemen basis data /DBMS (Basis Data Manajemen System) adalah kumpulan program yang memungkinkan anda memasukan,mengatur,dan memilih informasi dari basis data.

2.Laporan ringkasan kejadian(event summary report) adalah laporan yang meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.Contohnya meliputi penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

3.From adalah perintah dalam SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi tabel menyediakan sumber informasi yang diinginkan.Sebagai contoh From tabel pelanggan (diambil dari tabel data pelanggan dalam database).

4.Footer Kelompok (group footer) adalah bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok.Footer kelompok sering digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai sekelompok,seperti subtotal dan perhitungan.

5.Group header (header kelompok)  adalah bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainnya yang biasa untuk kelompok transaksi yang tampak dibagian perincian kelompok.

6.Laporan perincian berkelompok (grouped detail report ) adalah laporan status perincian berkelompok atau laporan perincian kejadian berkelompok.

7.Laporan status perincian berkelompok(grouped detail status report) adalah laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang,jasa atau agen dan biasanya juga menampilkan beberapa data acuan mengenai barang,jasa,atau agen.Laporan tersebut mencakup daftar kejadian yang memengaruhi data ringkasan.Laporan umur piutang usaha mendaftar setiap faktur penjualan yang belum utama antara laporan status perincian berkelompok dengan laporan perincian kejadian berkelompok adalah bahwa informasi saldo tidak disajikan pada laporan kejadian.

8.Laporan perincian kejadian berkelompok (grouped event detail reports) adalah laporan yang memiliki bagian perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama suatu periode, biasanya disusun menurut barang,jasa dan agen.

9.Kota label (label box) adalah kotak segi empat didalam tata letak desain yang menampilkan tekx  deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam tabel.

10.Footer halaman (page footer) adalah informasi yang tampak dibawah setiap halaman laporan.

11.Header halaman(page header) adalah informasi yang tampak diatas setiap halaman laporan.

12.Query adalah permintaan informasu dari basis data.

13.Query by Example(QBE) adalah jaringan atau replika dari sebuah table kosong yang digunakan untuk menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih.Nama setiap atribut (field) yang diinginkan dimasukan kedalam kolom yang berbeda di table tersebut.kriteria pencari juga dimasukan.

14.Daftar acuan (reference list) adlah daftar yang hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.

15.Laporan (report)  adlaah penyajian data yang berpola dan tersusun.

16.Perincian laporan (report details) adalah bagian laporan yang menyajikan informasi mengenai berbagai entitas (kejadian,agen,barang,dan jasa)

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

                Dalam pembahasan Bab ini menganalisis kejadian untuk mengembangkan pendekatan formal untuk mendesain data SIA.Kali ini memperkenalkan sebuah alat baru diagram kelas UML.Diagram ini mendefinisikan dan mendeskripsikan data dalam SIA,maupun pengorganisasian data ini.Diagram kelas UML merupakan bagian dari Unified Modeling Language,suatu standar terbuka yang telah membentuk dirinya sendiri sebagai bahasa pemodelan umum diseluruh industri piranti lunak dan pengembangan sistem.Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbaharui dibawah kendali Object  Management Group(OMG),suatu anggota terbuka,konsorsium perusahaan nirlaba didalam industri komputer.Anggota berhak suara saat ini mencakup perusahaan-perusahaan seperti borland,hewlett-packcard,rational softwere,raytheon,sun mycrosystem,unisys,dan w3 consortium(yang bertanggung jawab atas penetapan standar HTML dan XML).

Baris (record) pada tabel disebut sebagai tuple.Basis Data Relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntansi basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif,Basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi,dan menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

                Menjelaskan dasar-dasar pendesainan data ditinjau dari konsep-konsep yaitu File Induk dan File Transaksi.File transaksi(transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi.Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi,pelaku yang berhubungan dengan transaksi(misalnya pelanggan,pemasok,tenaga penjual),dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang dijual).File Induk (Master File) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar).

                Didalam mendesaian UML terdapat beberapa istilah penting yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut:

1.Atribut adalah unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna.Kolom basis data relasional yang ekuivalen dengan field didalam file.Terdapat didalam suatu entitas.

2.Kardinalitas (cardinality) adalah pernyataan hubungan antar field umum (atribut) di dua tabel, hubungan tersebut bisa 1 dan 1 (one to one).satu dengan banyak (one to many) atau banyak ke satu (many to one).Banyak ke banyak (many to many).

3.basis data adalah data yang saling berkaitan yang komprehensif.

4.Sistem Manajemen Basis Data (Database Manajemen System) adalah seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi,dan memperoleh informasi dari basis data.

5.Kunci Asing (Foreign key) adalah sebuah field di tabel yang merupakan kunci utama di table lainnya.

6.kunci Utama (Primary Key) adalah sebuah atribut yang secara unik mengidentifikasi suatu record di table.

7.Integritas Referensial (referential integrity) adalah aturan yang memelihara hubungan tertentu antar tabel ketika memasukan atau menghapus record.Jika aturan tersebut dilaksanakan,pengguna dicegah dari menambahkan record pada tabel terkait ketika tidak ada record terkait di tabel utama, dan pengguna dicegah dari menghapus record dari tabel utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di tabel terkait.