Analisa Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan SPBU

Dari hasil penelitian di perusahaan adalah sebagai berikut.Saya mencantumkan hal umumnya karena banyak yang diprivasi dari perusahaan mengingat perusahaan ini berjalan.

STOK

                Perusahaan mendapatkan stok barang dari pertamina yaitu depot cikampek,yang sebelumnya uang disetorkan ke bank dengan jumlah yang sesuai dengan harga BBM yang akan dipesan,yaitu untuk pemesannan BBM premium sebesar RP101.040.000, dengan jumlah BBM bersubsidi yang didapat 16000L.Setelah penyetoran ke bank dengan nama akun perusahaan yang sudah didaftarkan dibank dan pertamina(termasuk depot),maka perusahaan mendapat LO/DO atau SO/SA.yaitu no antrian dan no pembelian BBM yang terdaftar.

                Setelah pembelian BBM,maka pihak pertamina mengirimkan BBM ke SPBU dengan no SO/SA atau LO/DO yang sudah diterima dari bank.Yang sebelumnya pihak SPBU memesan terlebih dulu via SMS yang no handpone sudah didaftarkan di akun daftar no telpon SPBU planing.Pihak pertamina melalui depot cikampek mengirimkan barang yaitu BBM Premium sebesar 16000 litrer dengan transportir mobil tanki yang sudah distandarkan dengan keamanan dan tentunya membawa surat jalan dari pertamina dan sesuai no LO/DO atau SO/SA.Namun ada sedikit masalah didalam pengiriman BBM ini.Karena memakai tanki dan tentunya sopir bisa saja dalam pengiriman ada kecurangan meskipun sudah tersegel asli dari pertamina.harusnya di pihak SPBU memkai system alat untuk Pembonngkaran Tanki dengan mesin digital yang akan mengetahui langsung saat BBM dari tanki masuk ke tanki pendam.meskipun system komputer sudah dipakai namun masih ada kekurangan karena saat BBM masuk kedalam tanki tidak langsung bisa terdeteksi dengan baik,maka dari itu disitu ada celah untuk melakukan permainan dari sopir tanki atau pihak karyawan SPBU yang bekerjasama dengan sopir tanki.

                Untuk takaran harusnya dalam takaran perpompa SPBU harusnya melakukan pengujian kuantitas setiap harinya untuk mengetahui apakah takaran yang akan masuk ke pelanggan itu sesuai dengan yang dibeli (kelebihan atau kekurangan) karena di SPBU belum ada System komputer untuk mendeteksi penakaran kuantitas harusnya system deteksi takaran ini yang dibuat.agar pelanggan tidak rugi dan perusahhaan juga tidak kebobolan karena terkadang ukuran 1 liter bensin bisa lebih takarannya karena tidak terkontrol,harusnya jika tidak ada system komputer yang memantau harusnya dari pihak SPBU melakukan pengujian secara rutin.

Konsumen

                SPBU harusnya menyediakan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan karena kenyamanan pelanggan itu sangatlah penting dan utama dalam perusahaan penyedia jasa dan barang. Terlihat dari jumlah operator SPBU yang kurang membuat panjangnya antrian yang membuat orang yang mau membeli mengurungkan niatnya karena antrian terlalu panjang.Seharusnya menyediakan operator dengan jumlah dan kapasitas yang dibutuhkan karena mengingat jumlah transaksi yang tinggi,karena potensi SPBU ini cukup besar.

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pengendalian Internal (internal control) adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas,manajemen,dan personal lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut :
a.Efektivitas dan efisiensi operasi
b.Keandalan pelaporan keuangan
c.Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer,pengguna,perancang, dan evaluator sistem akuntansi.
1.Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit di Undang-Undang Sarbanes-Oxley Tahun 2002 dan Standar No.2 Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).Standar no.2 mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.Laporan tahunan perusahaan public saat ini harus mencakup:
A.Pernyataan bahwa manajemen bertanggung jawab terhadap pengendalian internal atas pelaporan keuangan
B.Pernyataan yang mengidentifikasi kerangka kerja yang digunakan oleh manajemen untuk mengevaluasi pengendalian internal
C.Penilaian atas pengendalian internal dan pengungkapan adanya kekurangan material
D.Pernyataan bahwa kantor akuntan publik telah menerbitkan laporan atestasi atas penilaian manajemen terhadap pengendalian internal

2.Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.Sebagai contoh kebijakan manajemen mungkin mengharuskan bahawa detail faktur harus diverifikasi terhadap slip pengepakan dan perasaan pembelian (PO).Pengendalian seperti  ini dikatakan efektif jika hanya orang yang bertanggung jawab atas pencatatan faktur memahami dan melakukan verifikasi ini.

3.Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.Akuntan harus menilai resiko atas tidak tercapainya sasaran perusahaan dan sasaran pengendalian internal serta memilih atas merencanakan pengendalian internal yang dapat mengurangi resiko.

4.Dalam perannya sebagai Evaluator, Audit Internal dan Audit Eksternal harus memahami sistem pengendalian internal.Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalian internal, saat ini diharuskan oleh Standar PCAOB No.2 Auditor perlu memehami pengendalian internal sehingga menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal sebagaimana oleh standar tersebut.Tentu saja,auditor eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan.Standar audit yang berlaku untuk umum memiliki banyak ketentuan pengendalian internal untuk merencanakan audit.

Sasaran Pengendalian Internal
Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham,manajer,pelanggan dan karyawan)mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda.Pemegang saham utamnya mungkin berhubungan dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham.Manajer pemasaran mungkin paling tertarik dengan sasaran yang berkaitan dengan pangsa pasar,penjualan,dan kepuasan pelanggan.Sasaran pengendalian internal biasnaya mencakup:
1.Efektivitas dan efisiensi operasi
2.Keandalan pelaporan keuangan
3.Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
4.Pengamanan aset (Tujuan ini dimasukan dalam laporan,meskipun tidak tempat dimana ketiga lainnya dicantumkan).

Sebagaimana dilihat,ada tiga sasaran yang pertama dimasukkan dalam definisi pengendalian internal seperti yang dibahas diawal.Untuk tujuan pengeturan teks ini,sasaran pengendalian internal diklasifikasikan seperti empat jenis sasaran.Masing-masing sasaran (Pelaksanaan,sistem informasi,pelindungan aset,dan kinerja) kita akan singgung sedikit penjelasan sasaran ini.

A.Sasaran Pelaksana
Pada siklus pendapatan,pelaksana mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas.Pelaksanaan mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan atau menggunakan sumber daya lainnya (misalkan, tenaga kerja dan peralatan) untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang dihasilkan.Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah
1.Memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat
2.Memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.
Cara penyerahan barang barang atau jasa dan penanganan kas dapat sangat bervariasi antar organisasi.Namun dua sasaran pelaksanaan pada umumnya diterapkan pada proses pendapatan setiap organisasi.Dasar pemikiran tentang sasaran pelaksanaan dipusatkan pada pendekatan kita terhadap penentuan risiko,yang meliputi daftar resiko umum untuk siklus pendapatan setiap organisasi yang dinyatakan dalam bentuk dua sasaran pelksanaan.Contoh risiko umum terkait dengan penyerahan barang/ jasa meliputi menyerahkan barang/jasa yang salah,menyerahkan jumlah yang salah,atau menyerahkan ke pelanggan yang salah.
Sama halnya,pada siklus pemerolehan,pelksanaan mengacu pada penerimaan aktual barang atau jasa serta pembayaran pdan penanganan kas.Dengan demikian,dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pemerolehan adalah:
1.Memastikan penerimaan barang dan jasa yang tepat
2.Memastikan pembayaran dan penanganan kas yang tepat.
Pendekatan kita untuk mengidentifikasi risiko pelaksanaan dalam siklus pemerolehan sama seperti siklus pendapatan.

B.Sasaran Perlindungan Aset
Fokus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan sistem informasi.Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relevan dengan fungsi sistem informasi akuntansi dan konsisten dengan fokus kita pada kejadian dan proses.Akan tetapi,kita juga akan menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian dan kehilangan aset merupakan risiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dan karena informasi akuntan berperan penting dalam mengamankan aset.

C.Sasaran Kinerja
Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi,orang,departemen,barang atau jasa.Ingat kembali bahwa sasaran pelksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.Meskipun  sasaran ini tercapai,sasaran kinerja bisa saja tidak tercapai.Contoh pesanan pengiriman dan penagihan mungkin dilakukan dengan tepat,tetapi target penjualan tidak tercapai.Untuk menghadapinya,tujuan penjualan bisa dibuat untuk tenaga penjualan,dan kinerja aktual mereka diukur terhadap tujuan tersebut.Contoh lain presentase piutang yang tidak tertagih mungkin terlalu besar meskipun pelanggan mendapat persetujuan menurut kebijakan manajemen dan penjualan dilakukan hanya untuk pelanggan yang tidak disetujui.Bersamaan dengan sasaran pelaksanaan,sasaran kinerja dibuat untuk memastikan operasi yang efektif.Laporan yang dihasilkan SIA juga memainkan peranan penting dalam menelaah kinerja.Contoh adalah laporan yang membandingkan hasil operasi dengan data periode lalu,standar,dan anggaran.Jadi,sasaran kinerja berkaitan dengan sasaran sistem informasi tentang laporan yang tepat dan bermanfaat.

Penelitian Risiko Sistem Informasi
Bagian terdahulu memfokuskan pada risiko pelaksanaan pada proses -proses perusahaan.Kali ini memfokuskan pada risiko sistem informasi,(information system risk) atau resiko kesalahan pada sistem informasi perusahaan melalui pencatatan,pembaruan,atau pelaporan data yang tidak tepat.Karena sistem informasi mencatat transaksi perusahaaan,sistem informasi tidak terlepas dari risiko pelaksanaan.Meskipun risiko pelaksanaan dan risiko sistem informasi tidak saling lepas,terlihat bahwa pedoman untuk mengidentifikasi risiko seperti itu cukup berbeda untuk memastikan perlakuan yang terpisah.Bagian ini memfokuskan pada risiko bahwa data dalam sistem informasi itu tidak benar atau tidak baru.Bagian ini menstrukturkan risiko sistem informasi menjadi 2 kategori yaitu:
1.Pencatatan risiko
Ingat kembali bahwa pencatatan didefinisikan sebagai masukan data mengenai suatu kejadian pada dokumen sumber atau file transaksi.Pencatatan risiko(recording risk) menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi.Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.Contoh, jika catatan penjualan memiliki identifikasi pelanggan yang salah,pelanggan yang sebenarnya tidak mendapat tagihan,dan perusahaan mungkin tidak dibayar atas penjualan tersebut.Masalah yang sama terjadi ketika suatu penjualan tidak dicatat sama sekali.Memiliki dua catatan untuk penjualan yang sama di basis data dapat mengakibatkan berkurangnya tagihan.Terlambat mencatat kejadiaan dapat menyebabkan peluang kerugian.Sebagai contoh,jika penjualan kredit terlambat dicatat,maka tagihan juga terlambat dikirim,dan pembayaran akan diterima kemudian dibanding yang diperlukan.Pada siklus pemerolehan,pencatatan kesalahan dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran atau kehilangan kredit karena gagal.
2.Pembaruan risiko.
Pembaruan risiko(update risk) adalah bahwa field ringkasan salam catatan induk tidak diperbaharui dengan tepat.Mempengarui kesalahan bisa jadi sangat mahal.Misalnya,pesanan bisa ditolak karena jumlah persediaan dilaporkan sudah habis,padahal persediaan sebenarnya masih ada.Kesalahan untuk memperbarui saldo kas dapat mengakibatkan cek ditulis tanpa adanya dana yang cukup.Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi efektifitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.Sebagai contoh,total piutang usaha dibuku besar harus sama dengan jumlah angka saldo yang jatuh tempo di record induk pelanggan.Saldo persediaan di buku besar harus sesuai dengan jumlah saldo yang diambil dari record induk masing-masing persediaan.Jadi,kapan saja saldo tagihan pelanggan diperbaharui,akun buku besar,yaitu piutang usaha,harus segera diperbaharui atau setidaknya dijadwalkan untuk diperbaharui.

Pengendalian disusun menjadi empat kategori berikut ini:
1.Pengendalian arus kerja digunakan untuk  mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya.Pengendalian arus keja memanfaatkan hubungan antar kejadian dan memfokuskan pada tanggung jawab atas kejadian,urutan kejadian,dan arus informasi antar kejadian dalam proses bisnis.
2.Pengendalian input digunakan untuk mengendalikan input data ke dalam sistem komputer
3.Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang diterapkan pada banyak proses.pengendalian umum ini harus diterapkan dengan benar agar pengendalian arus kerja dan pengendalian input berjalan efektif.
4.Penelaah kinerja adalah aktivitas-aktivitas yang mencakup analisi kinerja yang meliputi perbandingan hasil aktual dengan anggaran.proyeksi,standar,dan data periode lalu.

Pengendalian Arus Kerja:
1.Pemisahan tugas
2.Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas
3.Urutan kejadian yang diharuskan
4.Menindaklanjuti kejadian
5.Dokumen bernomor urut
6.Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses
7.Pembatasan akses ke aset dan informasi
8.Rekonsiliasi catatan dengan buku fisik aset.

Pengendalian input:
1.Menu pencarian yang menyediakan daftar nilai-nilai yang mungkin untuk dimasukkan
2.Pemeriksaan record untuk menentukan apakah data yang dimasukkan konsisten dengan data yang dimasukan di tabel terkait
3.Konfirmasi data yang dimasukan oleh pengguna dengan menampilkan data yang terkait dari tabel lain
4.Pengendalian intefgritas referensi untuk memastikan bahwa record kejadian terkait dengan record file induk yang benar
5.Pemeriksaan format untuk membatasi data yang dimasukan ke teks,nomor,dan tanggal
6.Aturan validasi untuk membatasi data yang dapat dimasukan ke nilai-nilai tertentu
7.Penggunaan default dari data yang dimasukkan di sisi sebelumnya
8.Pembatasan terhadap dibiarkannya field yang kosong
9.Pembuatan field yang berfungsi sebagai kunci primer
10.Nilai yang dihasilkan oleh komputer yang dimasukan dalam record
11.Total pengendalian batch dilakukan sebelum entri data dibandingkan dengan hasil pencetakan setelah entri data
12.Penjualan laporan edit atas kesalahan-kesalahan sebelum posting
13.laporan pengecualian yang mendaftar kasus-kasus dimana default ditolak atau dimana nilai-nilai tidak biasa dimasukkan.

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagaram sistem mempunyai banyak manfaat untuk para akuntan yaitu sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor,diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan.Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dari suatu proses bisnis (seperti tanggung jawab,kejadian,dokumen,dan tabel-tabel).Para akuntan akan mempertimbangkan elemen-elemen ini untuk memahami risiko yang terjadi dalam proses bisnis dan menyoroti masalah-masalah dalam pengendalian internal.

Diagram Aktivitas UML
Dalam mendokumentasikan dokumen bisnis digunakan Unified Modeling Language (UML),yaitu suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,memvisualisasikan,membangun,dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch,Jim Rumbaugh,dan Ivar Jacobson.UML dapat digunakan untuk memahami danmendokumentasikan setiap sistem informasi.Penggunaan UML dalam industri terus meningkat,hal ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri piranti lunak dan pengembangan sistem.Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbaharui dalam pengawasan dan kontrol dari Object Management Group (OMG),sebuah keanggotaan terbuka,konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan-perusahaan dalam industri komputer.Anggota dengan hak suara yang ada sekarang meliputi perusahaan seperti Borland,Hewlett Packard,Rational Softwere,Raytheon,Sun Microsystem,Unisys,dan W3 Consortium.Alasan lain memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan sistem informasi.Diagram Aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:
1.Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian narative
2.Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi (misalnya jalan raya,jalan tol,jalan kereta, taman dan lain2).Sama halnya, diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misal kejadian,agen,dokumen,dan file)
3.Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.Penggunaan yang konsisten dari seperangkat simbol dipeta dan diagram aktivitas membuat pembaca mudah memahaminya.
4.Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi,seperti halnya juga tingkat rendah.Seorang wisatawan akan menggunakan sebuah peta tingkat tinggi untuk memahami rute antarkota dan peta yang lebih detail untuk melihat jalan-jalan dikota tujuan.Sama halnya,diagram aktivitas dapat dibuat untuk menunjukan gambaran singkat dari suatu proses.Jika seseorang perlu untuk melihat lebih dekat pada kejadian individual,diagram aktivitas yang lebih detail dapat dibuat untuk satu kejadian tunggal.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Overview Diagram adalah menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting,urutan kejadian-kejadian ini,dan aliran informasi antar kejadian.
Detailed Diagram adalah sama dengan peta dari sebuah kota.Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.
UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda.UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.Duan teknik yang umum adalah Data Flow Diagram (DFD) dan Bagan Arus Sistem (System Flowchart).

Membuat Overview Activity Diagram
Dibawah ini akan sedikit diterangkan langkah-langkah membuat Overview Activity Diagram:
1.Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting
2.Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan kejadian dan nama-nama kejadian
3.Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes
4.Membuat diagram untuk masing-masing kejadian (Tunjukan urutan kejadian ini)
5.Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis (tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen,dan sebaliknya)
6.Menggambarkan table (file) yang dibuat san digunakan didalam proses bisnis (tunjukan arus informasi dari kejadian ketabel dan sebaliknya).

Memahami Detailed Activity Diagram
Dibawah ini adalah untuk mengidentifikasikan beberapa aktivitas umum yaitu:
1.Memeriksa informasi (misalnya ketersediaan persediaan,apakah pelanggan melampaui batas kredit,dan lain-lain) didalam file komputer
2.Membandingkan dokumen (misalnya slip pengambilan dan slip pengepakan)
3.Membuat data acuan tentang entitas (misalnya, membuat informasi pelanggan atau persediaan)
4.Memperbaharui informasi tentang entitas (misalnya, memperbaharui saldo tagihan atau jumlah persediaan ditangan)
5.Menyusun laporan atau mencetak dokumen.

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks,dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA,akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,untuk melakukan wawancara,dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem klien.Akuntan harus mengerti:
1.Mengetahui informasi apa yang harus dicari
2.Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi
4.Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Satu cara penting mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu:
1.Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)
Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.karakteristik siklus ini akan segera dibahas.
2.Siklus konversi (conversion cycle)
Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.contoh kejadian konversi meliputi perakitan,penanaman,penggalian,dan pembersihan.Tidak seperti kejadian di siklus pendapatan dan pemerolehan konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan industri yang lain.
3.Siklus Pendapatan (revenue cycle)
Mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan.

Siklus Pendapatan
1.Merespons permintaan informasi dari pelanggan
2.Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa datang
3.Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4.Menagih pelanggan
5.Melakukan penagihan uang
6.Menyetorkan uang kas ke bank
7.Menyusun laporan.

Siklus Pemerolehan
1.Mendiskusikan dengan para pemasok
2.Memproses permintaan
3.Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
4.Menerima barang atau jasa dari pemasok
5.Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6.Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7.Menulis cek.

Pedoman untuk mengenali kejadian
1.Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas
2.Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal
3.Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain
4.Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.setelah interupsi,seseorang diluat organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.Sebagai alternatif,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
5.Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

Pengorganisasian Data Dalam SIA
SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya,termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok),barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),jumlah terutang dari pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).
Dalam mempelajari SIA,seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.
Ciri-ciri file Induk
1.File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa
2.File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
3.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun ringkasan.

Ciri-ciri File Transaksi
1.File transaksi menyimpan data tentang kejadian,ini meliputi pesanan,pengiriman,dan penagihan kas
2.File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk transaksi
3.File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut(misalnya kuantitas barang yang dipesan)
4.Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemeroleh.Kejadian pertama didalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.

Untuk memahami SIA hal dibawah ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yaitu pencatatan kejadian,pembaharuan,dan pemeliharaan file.
1.Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.Sering kali,suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu pencatatan.Dalam sistem tradisional,data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.Pada SIA yang berlaku sekarang,data dapat secara langsung dimasukan ke satu atau lebih file transaksi di suatu sistem,dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudia digunakan dalam proses (misalnya, slip pengambilan dicetak selama proses pencatatan pesanan)

2.Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.Sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya.ketika oersediaan dipesan,juga perlu untuk memperbaharui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.

3.Pemeliharaan File
Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk,mengubah data acuan didalam records induk, dan menghapus records induk.Dalam banyak kesempatan,record induk untuk entitas harus dibuat sebelum transaksi dapat diproses.Begitu produk atau jasa,pelanggan,dan pemasok baru disetujui,records induk ditambahkan ke file induk.Sistem itu kemudian diperbolehkan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyangkut entitas-entitas ini.Hanya data acuan yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.Field-field ringkasan tidak berpengaruh.

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi atau accounting information system (SIA) dipandang sebagai bagian dari SIM (Sistem informasi manajemen).Sistem informasi manajemen adalah
suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi,menyimpan dan memelihara data,serta menyediakan informasi yang berguna bagi suatu manajemen.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
1.Membuat Laporan Eksternal
Perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor,dinas pajak,badan-badan pemerintah,dll.Laporan mencakup laporan keuangan,SPT pajak,dan laporan yang dibutuhkan untuk laporan badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

2.Mendukung Aktivitas Rutin
Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut.contoh menerima
pesanan pelanggan,mengirim barang san jasa,memebuat faktur penagihan pelanggan,dan menagih kas kepada pelanggan.

3.Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.contohnya mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru,memutuskan produk-
produk apa yang hasur dipersediakan dan memasarkan produk kepada para pelanggan.

4.Perencanaan dan Pengendalian
Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian.Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi,dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang harus dibeli dan dijual
mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah,memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu.

5.Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedure-prosedure,dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi,dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.Dimungkinkan membangun pengendalian kedalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan ini.contoh, satu sistem informasi menggunakan kata kunci (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA
Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.adapun peran akuntan adalah sebagai berikut:
1.Akuntan sebagai pengguna
2.Akuntan sebagai manajer
3.Akuntan sebagai konsultan
4.Akuntan sebagai evaluator
5.Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.