Diagaram sistem mempunyai banyak manfaat untuk para akuntan yaitu sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor,diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan.Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dari suatu proses bisnis (seperti tanggung jawab,kejadian,dokumen,dan tabel-tabel).Para akuntan akan mempertimbangkan elemen-elemen ini untuk memahami risiko yang terjadi dalam proses bisnis dan menyoroti masalah-masalah dalam pengendalian internal.
Diagram Aktivitas UML
Dalam mendokumentasikan dokumen bisnis digunakan Unified Modeling Language (UML),yaitu suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,memvisualisasikan,membangun,dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch,Jim Rumbaugh,dan Ivar Jacobson.UML dapat digunakan untuk memahami danmendokumentasikan setiap sistem informasi.Penggunaan UML dalam industri terus meningkat,hal ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri piranti lunak dan pengembangan sistem.Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbaharui dalam pengawasan dan kontrol dari Object Management Group (OMG),sebuah keanggotaan terbuka,konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan-perusahaan dalam industri komputer.Anggota dengan hak suara yang ada sekarang meliputi perusahaan seperti Borland,Hewlett Packard,Rational Softwere,Raytheon,Sun Microsystem,Unisys,dan W3 Consortium.Alasan lain memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan sistem informasi.Diagram Aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat:
1.Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian narative
2.Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi (misalnya jalan raya,jalan tol,jalan kereta, taman dan lain2).Sama halnya, diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misal kejadian,agen,dokumen,dan file)
3.Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.Penggunaan yang konsisten dari seperangkat simbol dipeta dan diagram aktivitas membuat pembaca mudah memahaminya.
4.Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi,seperti halnya juga tingkat rendah.Seorang wisatawan akan menggunakan sebuah peta tingkat tinggi untuk memahami rute antarkota dan peta yang lebih detail untuk melihat jalan-jalan dikota tujuan.Sama halnya,diagram aktivitas dapat dibuat untuk menunjukan gambaran singkat dari suatu proses.Jika seseorang perlu untuk melihat lebih dekat pada kejadian individual,diagram aktivitas yang lebih detail dapat dibuat untuk satu kejadian tunggal.
Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Overview Diagram adalah menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting,urutan kejadian-kejadian ini,dan aliran informasi antar kejadian.
Detailed Diagram adalah sama dengan peta dari sebuah kota.Diagram ini menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.
UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda.UML adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA.Duan teknik yang umum adalah Data Flow Diagram (DFD) dan Bagan Arus Sistem (System Flowchart).
Membuat Overview Activity Diagram
Dibawah ini akan sedikit diterangkan langkah-langkah membuat Overview Activity Diagram:
1.Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting
2.Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batasan kejadian dan nama-nama kejadian
3.Menunjukan agen yang terlibat didalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes
4.Membuat diagram untuk masing-masing kejadian (Tunjukan urutan kejadian ini)
5.Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan didalam proses bisnis (tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen,dan sebaliknya)
6.Menggambarkan table (file) yang dibuat san digunakan didalam proses bisnis (tunjukan arus informasi dari kejadian ketabel dan sebaliknya).
Memahami Detailed Activity Diagram
Dibawah ini adalah untuk mengidentifikasikan beberapa aktivitas umum yaitu:
1.Memeriksa informasi (misalnya ketersediaan persediaan,apakah pelanggan melampaui batas kredit,dan lain-lain) didalam file komputer
2.Membandingkan dokumen (misalnya slip pengambilan dan slip pengepakan)
3.Membuat data acuan tentang entitas (misalnya, membuat informasi pelanggan atau persediaan)
4.Memperbaharui informasi tentang entitas (misalnya, memperbaharui saldo tagihan atau jumlah persediaan ditangan)
5.Menyusun laporan atau mencetak dokumen.
Kamis, 17 Oktober 2013
PROSES BISNIS DAN DATA SIA
Sistem akuntansi bersifat kompleks,dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA,akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,untuk melakukan wawancara,dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem klien.Akuntan harus mengerti:
1.Mengetahui informasi apa yang harus dicari
2.Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi
4.Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.
Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Satu cara penting mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu:
1.Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)
Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.karakteristik siklus ini akan segera dibahas.
2.Siklus konversi (conversion cycle)
Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.contoh kejadian konversi meliputi perakitan,penanaman,penggalian,dan pembersihan.Tidak seperti kejadian di siklus pendapatan dan pemerolehan konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan industri yang lain.
3.Siklus Pendapatan (revenue cycle)
Mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan.
Siklus Pendapatan
1.Merespons permintaan informasi dari pelanggan
2.Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa datang
3.Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4.Menagih pelanggan
5.Melakukan penagihan uang
6.Menyetorkan uang kas ke bank
7.Menyusun laporan.
Siklus Pemerolehan
1.Mendiskusikan dengan para pemasok
2.Memproses permintaan
3.Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
4.Menerima barang atau jasa dari pemasok
5.Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6.Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7.Menulis cek.
Pedoman untuk mengenali kejadian
1.Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas
2.Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal
3.Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain
4.Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.setelah interupsi,seseorang diluat organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.Sebagai alternatif,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
5.Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
Pengorganisasian Data Dalam SIA
SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya,termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok),barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),jumlah terutang dari pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).
Dalam mempelajari SIA,seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.
Ciri-ciri file Induk
1.File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa
2.File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
3.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun ringkasan.
Ciri-ciri File Transaksi
1.File transaksi menyimpan data tentang kejadian,ini meliputi pesanan,pengiriman,dan penagihan kas
2.File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk transaksi
3.File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut(misalnya kuantitas barang yang dipesan)
4.Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemeroleh.Kejadian pertama didalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.
Untuk memahami SIA hal dibawah ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yaitu pencatatan kejadian,pembaharuan,dan pemeliharaan file.
1.Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.Sering kali,suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu pencatatan.Dalam sistem tradisional,data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.Pada SIA yang berlaku sekarang,data dapat secara langsung dimasukan ke satu atau lebih file transaksi di suatu sistem,dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudia digunakan dalam proses (misalnya, slip pengambilan dicetak selama proses pencatatan pesanan)
2.Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.Sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya.ketika oersediaan dipesan,juga perlu untuk memperbaharui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.
3.Pemeliharaan File
Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk,mengubah data acuan didalam records induk, dan menghapus records induk.Dalam banyak kesempatan,record induk untuk entitas harus dibuat sebelum transaksi dapat diproses.Begitu produk atau jasa,pelanggan,dan pemasok baru disetujui,records induk ditambahkan ke file induk.Sistem itu kemudian diperbolehkan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyangkut entitas-entitas ini.Hanya data acuan yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.Field-field ringkasan tidak berpengaruh.
1.Mengetahui informasi apa yang harus dicari
2.Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi
4.Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.
Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Satu cara penting mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu:
1.Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)
Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.karakteristik siklus ini akan segera dibahas.
2.Siklus konversi (conversion cycle)
Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.contoh kejadian konversi meliputi perakitan,penanaman,penggalian,dan pembersihan.Tidak seperti kejadian di siklus pendapatan dan pemerolehan konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan industri yang lain.
3.Siklus Pendapatan (revenue cycle)
Mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan.
Siklus Pendapatan
1.Merespons permintaan informasi dari pelanggan
2.Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa datang
3.Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4.Menagih pelanggan
5.Melakukan penagihan uang
6.Menyetorkan uang kas ke bank
7.Menyusun laporan.
Siklus Pemerolehan
1.Mendiskusikan dengan para pemasok
2.Memproses permintaan
3.Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
4.Menerima barang atau jasa dari pemasok
5.Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6.Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7.Menulis cek.
Pedoman untuk mengenali kejadian
1.Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas
2.Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal
3.Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain
4.Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.setelah interupsi,seseorang diluat organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.Sebagai alternatif,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
5.Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
Pengorganisasian Data Dalam SIA
SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya,termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok),barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),jumlah terutang dari pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).
Dalam mempelajari SIA,seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.
Ciri-ciri file Induk
1.File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa
2.File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
3.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun ringkasan.
Ciri-ciri File Transaksi
1.File transaksi menyimpan data tentang kejadian,ini meliputi pesanan,pengiriman,dan penagihan kas
2.File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk transaksi
3.File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut(misalnya kuantitas barang yang dipesan)
4.Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemeroleh.Kejadian pertama didalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.
Untuk memahami SIA hal dibawah ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yaitu pencatatan kejadian,pembaharuan,dan pemeliharaan file.
1.Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.Sering kali,suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu pencatatan.Dalam sistem tradisional,data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.Pada SIA yang berlaku sekarang,data dapat secara langsung dimasukan ke satu atau lebih file transaksi di suatu sistem,dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudia digunakan dalam proses (misalnya, slip pengambilan dicetak selama proses pencatatan pesanan)
2.Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.Sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya.ketika oersediaan dipesan,juga perlu untuk memperbaharui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.
3.Pemeliharaan File
Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk,mengubah data acuan didalam records induk, dan menghapus records induk.Dalam banyak kesempatan,record induk untuk entitas harus dibuat sebelum transaksi dapat diproses.Begitu produk atau jasa,pelanggan,dan pemasok baru disetujui,records induk ditambahkan ke file induk.Sistem itu kemudian diperbolehkan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyangkut entitas-entitas ini.Hanya data acuan yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.Field-field ringkasan tidak berpengaruh.
MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem informasi akuntansi atau accounting information system (SIA) dipandang sebagai bagian dari SIM (Sistem informasi manajemen).Sistem informasi manajemen adalah
suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi,menyimpan dan memelihara data,serta menyediakan informasi yang berguna bagi suatu manajemen.
Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
1.Membuat Laporan Eksternal
Perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor,dinas pajak,badan-badan pemerintah,dll.Laporan mencakup laporan keuangan,SPT pajak,dan laporan yang dibutuhkan untuk laporan badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.
2.Mendukung Aktivitas Rutin
Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut.contoh menerima
pesanan pelanggan,mengirim barang san jasa,memebuat faktur penagihan pelanggan,dan menagih kas kepada pelanggan.
3.Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.contohnya mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru,memutuskan produk-
produk apa yang hasur dipersediakan dan memasarkan produk kepada para pelanggan.
4.Perencanaan dan Pengendalian
Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian.Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi,dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang harus dibeli dan dijual
mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah,memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu.
5.Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedure-prosedure,dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi,dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.Dimungkinkan membangun pengendalian kedalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan ini.contoh, satu sistem informasi menggunakan kata kunci (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA
Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.adapun peran akuntan adalah sebagai berikut:
1.Akuntan sebagai pengguna
2.Akuntan sebagai manajer
3.Akuntan sebagai konsultan
4.Akuntan sebagai evaluator
5.Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.
suatu sistem yang menangkap data tentang satu organisasi,menyimpan dan memelihara data,serta menyediakan informasi yang berguna bagi suatu manajemen.
Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi
1.Membuat Laporan Eksternal
Perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor,kreditor,dinas pajak,badan-badan pemerintah,dll.Laporan mencakup laporan keuangan,SPT pajak,dan laporan yang dibutuhkan untuk laporan badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.
2.Mendukung Aktivitas Rutin
Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut.contoh menerima
pesanan pelanggan,mengirim barang san jasa,memebuat faktur penagihan pelanggan,dan menagih kas kepada pelanggan.
3.Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi.contohnya mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru,memutuskan produk-
produk apa yang hasur dipersediakan dan memasarkan produk kepada para pelanggan.
4.Perencanaan dan Pengendalian
Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian.Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi,dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang harus dibeli dan dijual
mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah,memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci.contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu.
5.Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan,prosedure-prosedure,dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi,dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.Dimungkinkan membangun pengendalian kedalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan ini.contoh, satu sistem informasi menggunakan kata kunci (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA
Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan.adapun peran akuntan adalah sebagai berikut:
1.Akuntan sebagai pengguna
2.Akuntan sebagai manajer
3.Akuntan sebagai konsultan
4.Akuntan sebagai evaluator
5.Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan.
Jumat, 08 Juni 2012
Definisi,Tipe,dan Teori Kepemimpinan
a.Definisi Kepemimpinan
kepemimpinan
adalah mengatur atau memberi contoh oleh pemimpin kepada bawahannya dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.Cara alamiah mempelajari kepemimpinan aadalah
melakukannya dalam pekerjaan.Dengan praktik seperti pemegangan pada seseorang
seniman ahli,pengrajin,atau praktisi.Dalam hal ini sang ahli diharapkan sebagai
bagian dari perannya memberikan pengajaran/instruksi.Seperti kita ketahui
bersama presiden pertama indonesia Soekarno dan Hatta bersama rakyat memimpin
indonesia untuk membebaskan diri dari penjajah.
b.Tipe Kepemimpinan
Dalam
memimpin suatu kelompok atau organisasi haruslah memiliki sifat yang menjadikan
ini tipe kepemimpinan yaitu:
1. Kharismatik
Kepemimpinan
kharismatik memiliki kekuatan energi daya,daya tarik dan pembawaan yang luar
biasa untuk mengaruhi orang lain,sehingga mempunyai pengikut yang sangat besar
jumlahnya dan pengawal pangawal yang diercaya
2. Paternalitis/Maternalistik
Kepemimpinan
paternalistik lebih diidentikan dengan kepemimpinan yang kebapakan dengan sifat
menganggap bawahannya tidak/belum dewasa,mellindungi,jarang memberikan
kesempatan bawahannya untuk mengambil keputusan,hampir tidak pernah memberi
kesempatan inisiatif,dan selalu bersikap maha tahu dan maha benar.
3. Militeristik
Ini sangat
mirip dengan tipe kepemimpinan otoriter adapun sifatnya yaitu lebih banyak
menggunakan sistem perintah/komando,keras,dan kurang bijaksana.menghendaki
kepatuhan mutlak dari bawahan.sangat menyenangi formalitas.Menuntut adanya
disiplin yang keras dan kaku dari bawahannya.Tidak menghendaki
saran,usul,sugesti dan kritikan dari bawahannya.Komunikasi hanya berlangsung
searah
4. Otokratis
Yaitu
mendasarkan diri pada kekuasaan dan paksaan mutlak yang harus dipatuhi
5. Laissez
Faire
Pada tipe ini
praktis pemimpin tidak memimpin,dia membiarkan kelompoknya dan setiap orang
berbuat semaunya sendiri.Pemimpin tidak berpartisipasi sedikitpun dalam
kegiatan kelompoknya.
6. Populistis
Berpegang
teguh pada nilai nilai masyarakat yang tradisional,tidak mempercayai dukungan
kekuatan serta bantuan hutang luar negeri.Jenis ini mengutamakan penghidupan
kembali sikap nasionalisme
7. Adsminitratif/Eksekutif
Ialah
kepemimpinan yang mampu menyelenggarakan tugas tugas adsminitratif secara
efektif.pemimpinnya biasanya terdiri dari teknokrat dan adsminitratur yang
mampu menngerakan dinamika modernisasi dan pembangunan
8. Demokratis
Kepemimpinan
demokratis pada manusia memberikan bimbingan yang efisien kepada
pengikutnya.Terdapat koordinasi pekerjaan pada semua bawahannya.Dengan
penekanan pada rasa tanggung jawab internal(pada diri sendiri) dan kerjasama
yang baik.kekuatan kepemimpinan demokratis tidak terletak pada pimpinannya tapi
terletak pada partisipasi aktif dari setiap warga kelompok.
c.Teori kepemimpinan
Dalam
kepemimpinan terdapat beberapa teori yang dijadikan kekuatan dari seorang
pemimpin yakni sebagai berikut:
a. Teori
dengan pengaruh kepemimpinan
Dikemukakan
oleh french dan Raven (1959) menyatakan bahwa kepemimpinan bersumber pada
kekuasaan dalam satu kelompok atau organisasi,dengan arti lain orang orang
memiliki akses terhadap sumber kekuasaan dalam suatu kelompok/organisasi
tertentu akan mengendalikan/memimpin kelompok/organisasi itu
b. Teori
Bakat
Ini juga
disebut teori sifat(trait),teori karismatik/teori transformasi.Inti dari teori
ini adalah bahwa pemimpin terjadi karena
sifat sifat atau bakat yang khas yang terdapat dalam diri pemimpin yang dapat
diwujudkan dalam perilaku kepemimpinan.Sifat atau bakat ini dinamakan kharisma
atau wibawa
c. Teori
Perilaku
Memusatkan
perhatiannya pada perilaku pemimpin dalam kaitannya dengan struktur dan
organisasi kelompok.Oleh karena itu teori ini lebih sesuai untuk kepemimpinan
dalam lingkungan organisasi atau perusahaa,karena peran pemimpin digaris dengan
jelas
d. Teori
Situsional
Berintikan
hubungan antara perilaku pemimpin dan situasi dilingkungan pemimpin itu dalam
hal ini ada 2 macam hubungan yaitu perilaku pemimpin yang merupakan hasil atau
akibat dari situasi dan perilaku pemimpin merupakan penentu/penyebabnya situasi
Sumber:
http://jurnaltaqin.com/2010/12/teori-teori-kepemimpinan.html
Hambatan Dalam Komunikasi
Buruknya interaksi dan komunikasi
merupakan dua hambatan utama bagi individu untuk berkembang,dari ini semua akan
berdampak pada perilaku interaksi dan komunikasi seseorang.Adapun
hambatan/gangguan komunikasi komunikasi bisa terjadi karena hambatan
komunikator dalam memberikan pesan/hambatan pada komunikasi yaitu
komunikator(sender),pesan dan komunikan(receiver).Komunikasi dapat dilakukan
dengan menggunakan simbol verbal,non verbal atau keduanya.Orang komunikasi
melalui:simbol bicara,tulisan,informal,gestures,sistematiset gestures(bahasa
isyarat dan abjad jari)gambar semaphore,braile.Akan terjadi pada komunikator
dalam memberikan pesan(ekspresit)atau hambatan pada komunikan dalam memahami
pesan yang disampaikan komunikator(reseptif).ASHA (the american
spech-language-hearing assosiation)oleh kirk dan gallagher (1989:246-247),ganguan
komunikasi sebagai gangguan dalam pengucapan,bahasa,suara, atau kelancaran dan
gangguan pendengaran akan menghambat perkembangan,performance atau pembentukan
artikulasi,bahasa,suara atau kelancaran akan membawa pengaruh terhadap perilaku
komunikasi dalam memperoleh bicara dan bahasa.Gannguan kepada individu sebagai
sender(pembicara,penulis) menghasilkan pesan yang tidak sesuai dengan aturan
bahasa,usia dan kultur.ketika penerima(receiver)reseptif mendengar dan membaca
tidak mampu memahami unit unit bentuk/isi pesan.
Gejala gangguan bahasa ekspresif
·
Menggunakan kata kata pendek dan kalimat
sederhana
·
Membuat kesalahn dalam tata bahasa
·
Kosakata minimal/kurang memadahi
·
Kesulitan dalam menceritakan/mengingat kembali
informasi
·
Ketidak mampuan memulai percakapan
·
Ketidak mampuan bicara langsung ke persoalan
tersebut
Gangguan dalam bicara
Ø Gangguan
articulasi(articulation disoerder)
Ø Gangguan
suara (voice or phonation disorder)
Ø Gangguan
kelancaran bicara (fluency disorder)
Ø Gangguan
irama (rhythm disorder)
Sumber:
Unsur unsur Komunikasi
Sering juga unsur unsur dalam
komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia
mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan
komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud
komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam
komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender
adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator
dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah
beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan
pesan dengan jelas
b. Memilih
chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta
kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang
komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan
dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana
penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima
adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia
berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau
menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab
penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi
pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang
diterima
b. Memberikan
umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah
diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara
lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik
dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel
adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang
digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau
tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim
melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand
digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain
sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat
berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible
yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung
(sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual
yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda
seperti sinar lampu,bendera
c. Audio
dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui
televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdfSering juga unsur unsur dalam
komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia
mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan
komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud
komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam
komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender
adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator
dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah
beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan
pesan dengan jelas
b. Memilih
chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta
kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang
komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan
dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana
penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima
adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia
berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau
menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab
penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi
pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang
diterima
b. Memberikan
umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah
diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara
lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik
dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel
adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang
digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau
tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim
melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand
digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain
sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat
berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible
yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung
(sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual
yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda
seperti sinar lampu,bendera
c. Audio
dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui
televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdf
Minggu, 03 Juni 2012
KLASIFIKASI INFORMASI DALAM ORGANISASI
Dalam sebuah
organisasi diperlukan informasi yang nantinya digunakan untuk bahan
pemngembangan organisasinya.Informasi adalah sekumpulan data atau pesan yang
sudah melalui proses sehingga dapat dimanfaatkan oleh seseorang atau organisasi.Namun
dalam suatu organisasi ada beberapa manager yang berfikiran bahwa penerapan
keamanan informasi menguras sumber daya dan tidak memberikan jaminan keamanan
yang diinginkan.Sehingga bahwa biaya keamanan yang diberikan tidak sebanding
dengan keuntungan yang diperoleh organisasi.Dalam kenyataan tidak semua
informasi memiliki nilai guna yang sama,atau memiliki resiko yang
sama,mekanisme perlindungan dan proses recovery-nya atau yang lain
berbeda.Sehingga agar menjadi lebih efisien,informasi sebagai aset organisasi
harus diberikan klasifikasi berdasarkan resiko,nilai guna data,atau kriteria
lainya yang ditentukan dalam organisasi.
Pentingnya informasi diklasifikasikan
Seringkali
organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informmasi adalah
karena manda regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi.Banyak
keuntungan yang akan didapat bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan
pengklasifikasian dan pengamanan aset informasi.Sebab dalam pengamanan
informasi menjadi efisien dan efekif,akhirnya akan membantu meningkatkan
kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
Adapun keuntungan malakukan
klasifikasi data dan informasi dalam organisasi:
1. Meningkatkan
kerhasiaan,keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat
terhadap semua data dalam organisasi
2. Menghemat
biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data rancang
dan dilaksanaka hanya terhadap data yang memang memerlukan
3. Meningkatkan
kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumber sudah tertera
kualitasnya
4. Mendukung
pelaksanaan arsitektue keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi
yang lebih baik dimasa yang akan datang
5. Menyediakan
proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan menentukan prioritas
serta nilai data
Pengklasifikasian data dan
informasi yang baik akan membuat sebuah informasi tersebut lebih mudah
dimengerti dan dipelihara.
Melakukan Pengklasifikasian Informasi
Sebelum
melakukan pengklasifikasian,dianjurkan untuk memberikan beberapa pertanyaan
terhadap proyeknya tersebut.Beberapa contoh pertanyaan yang dilakukan terhadap
organisasi sebelum melakukan pengklasifikasian informasi:
Ø Apakah
pihak eksekutif mendukung? Hal ini penting karena dukungan dari pihak eksekutif
akan membantu mensosialisasikan regulasi klasifikasi organisasi
Ø Apa
yang akan dilindungi dan terhadap apa saja?Hal ini membantu untuk membuat
matrik analisa seranngan yang mungkin akan terjadi tehadap
data/informasi,disertai solusinnya untuk meminimalisir atau memprotek dari
serangan tersebut
Ø Apakah
terdapat kebijakan tertentu yang harus dipertimbangkan? Kebijakan tertentu bisa
saja berdampak pada pengklasifikasian informasi,untuk mengetahui semua
kebijakan yang ada dalam organisasi yang akan berpengaruh dalam implementasi
keamanan informasi
Ø Apakah
organisasi mempunyai rasa memiliki data?organisasilah yang memiliki data,bukan
milik bagian IT,sehingga secara keseluruhan organisasi harus mempunyai tanggung
jawab terhadap pengolahan data /informasi tersebut.Sebab pengamanan data
merupakan keseluruhan proses yang terjadi terhadap setiap kegiatan dari data
itu.
I
I
Informasi Diklasifikasikan
Pendekatan yang dilakukan untuk klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi,hal tersebut tergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya,tahapan yang dipakai adalah seperti berikut:
1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi
2. Mengidentifikasi ukuran pengamanan yang diterapkan pada masing-masing kelas informasi.Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses,penyandian,pengawasan secara adsministratif,pengawasan secara teknologi dan asuransi
3. Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi
4. Memetakan perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi
5. Mengklasifikasi informasi yaitu kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja.namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu,misal:
a.Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan,misalnya:prioritas,urgent
b.Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan,misal:top secret,secret,confidential
c.Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan,misal:sering,kadang,sekali pakai
d.Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian,misalkan:tahun,bulan,minggu,jam
e.Klasifikasi berdasarkan kewenangan,misal:edit,read only
f.Klasifikasi berdasarkan isi,misal:keuangan,politik,eonomi
g.Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi,misal:umum,private,client,staff only
6. Evaluasi secara berkala :nilai guna kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu,sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut.Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 diatas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.
SUMBER
Pendekatan yang dilakukan untuk klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi,hal tersebut tergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya,tahapan yang dipakai adalah seperti berikut:
1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi
2. Mengidentifikasi ukuran pengamanan yang diterapkan pada masing-masing kelas informasi.Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses,penyandian,pengawasan secara adsministratif,pengawasan secara teknologi dan asuransi
3. Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi
4. Memetakan perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi
5. Mengklasifikasi informasi yaitu kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja.namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu,misal:
a.Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan,misalnya:prioritas,urgent
b.Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan,misal:top secret,secret,confidential
c.Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan,misal:sering,kadang,sekali pakai
d.Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian,misalkan:tahun,bulan,minggu,jam
e.Klasifikasi berdasarkan kewenangan,misal:edit,read only
f.Klasifikasi berdasarkan isi,misal:keuangan,politik,eonomi
g.Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi,misal:umum,private,client,staff only
6. Evaluasi secara berkala :nilai guna kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu,sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut.Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 diatas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.
SUMBER
Langganan:
Postingan (Atom)