DFD Proses Pembayaran Gaji Pegawai

Pada DFD diatas menjelaskan mengenai suatu system pembayaran gaji dari suatu instansi/perusahaan kepada seorang pegawai. Sistem diatas dimulai dimana seorang pegawai melakukan suatu kewajibannya yaitu bekerja dalam sebuah system. Seorang bekerja sesuai dengan jam kerja yang telah dibuat. Setelah seorang pegawai melakukan kerja yang telah ditentukan, kemudian sebuah system akan langsung memprosesnya dan akan mencatat berapa jam seorang pegawai tersebut telah bekerja dalam satu hari. Setelah itu catatan jam kerja seorang pegawai tersebut akan disimpan didalam file yang bernama file jam kerja.

Selanjutnya file jam kerja yang berisi data jam kerja dan file master pegawai yang berisi data lengkap pribadi pegawai akan dipakai untuk memproses penghitungan gaji kotor yang didapat pegawai. Setalah gaji kotor didapat, kemudian gaji kotor tersebut masuk ke proses selanjutnya yaitu proses menghitung jumlah pemotongan pajak bersama dengan jumlah tanggungan yang ada pada file master pegawai dan suku bunga pemotongan pajak pada file table pemotongan pajak. Setelah dilakukan proses penghitungan jumlah pemotongan pajak maka selajutnya masuk ke proses penghitungan gaji bersih dan didapatlah gaji bersih yang akan diterima oleh setiap pegawai.

Setelah gaji bersih setiap pegawai berhasil di dapat kemudian masuk ke proses pencetakan cek gaji setiap pegawai, kemudian ini dijadikan record pegawai yang kemudian akan masuk ke file master pegawai. Setelah proses pencetakan cek gaji pegawai, setiap pegawai pun bisa mengecek gaji yang didapatnya.

Proses terakhir setelah pencetakan cek gaji pegawai, kemudian masuk ke proses menciptakan file rekonsiliasi cek untuk melakukan proses pencocokan data transaksi keuangan  yang kemudian hasil dari data rekonsiliasi cek akan di perbaharui dan disimpan di dalam file master pegawai.

Analisis DFD laporan penjualan

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

Ø  Pengertian Data Flow Diagram Menurut Para Ahli

o   Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wikipedia adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

o   Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Wijaya (2007) Adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

o   Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Kristanto, 2003 adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluaran dari sistem, dimana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebu

o   Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Menurut Jogiyanto Hartono, 2005-701 Adalah Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus data system

Empat simbol yang digunakan :

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;

             Context Diagram (CD)

             DFD Fisik

             DFD Logis

DFD Level

                DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Level n. Huruf n dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.

1.       Diagram Context

2.       Diagram Level n

3.       DFD Logis

4.       DFD Fisik

Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;

Terminologi sistem :

Ø  Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.

Ø  Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.

Ø  Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.

Ø  Sebagai contoh, dalam gambar 1.

Ø  Menggunakan satu simbol proses,

Catatan:

Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).

Ø  Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,

Ø  Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung

Ø  Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ).

Ø  Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

Ø  Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

                Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang. Sebagai contoh, gambar 1.1, gambar 1.2, gambar 1.3, gambar 1.4 dan gambar 1.5.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:

Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:

Ø  Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga  seandainya belum cukup jelas  maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

Ø  Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.

Ø  Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level  yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.

Ø  Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.

Ø  Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.

Ø  Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.

Ø  Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

Ø  Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).

Ø  Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.

Ø  Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.

Ø  Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.

Ø  Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.

Ø  Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ), begitu dengan bentuk penyimpanan.

Ø  Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

DFD Fisik

                Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).

Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.

Misal :

Aliran Data          : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran

Proses                  : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

DFD Logis

                Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

                Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.

Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;

1.       Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem

Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.

2.       Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.

Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit” Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

               

Usulan dari analis , beberapa hal yang umum yang mendapat perhatian dalam mendesain baru tersebut ialah:

3.       Menggabungkan beberapa tugas menjadi Satu

4.       Master Detail Update

5.       Meminimalkan tugas-tugas yang tidak penting

6.       Menghilangkan tugas-tugas yang duplikat

7.       Menambahkan proses baru

8.       Meminimalkan proses input

9.       Menetapkan bagian mana yang harus dikerjakan komputer dan bagian mana yang harus dikerjakan manual

Sumber:

http://komputer-one.blogspot.com/2009/01/data-flow-diagram-dfd.html

http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-dfd-data-flow-diagram/

http://mti.ugm.ac.id/.../DATA%20FLOW%20DIAGRAM

MEMAHAMI DAN NENDESAIN FORMULIR

                Sebagai pengguna SIA,akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khususnya khusus serta isi,organisasi,dan fitur interksi pengguna.Sebagai perancang,akuntan harus memberikan perhatian cermat terhadap desain formulir.Antar muka pengguna yang didesain dengan baik dapat membuat entri data lebih efisien dan akurat.Sebagaii auditor dan evaluator SIA, akuntan menyadari bahawa sebuah formulir entri data merupakan hal penting dalam pengendalian internal.Oleh karena itu, berbagai pengendaliaan yang dapat dibuat dalam formulir untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Formulir Input : Isi dan Organisasi

                Data diorganisasikan dengan cara tertentu agar memungkinkan piranti lunak basis data relasional menggunakannya secara fleksibel untuk merespon ke pelangan.

1.Formulir entri satu record(single record entry form) hanya menampilkan satu record pada satu waktu.formulir ini digunakan untuk menambah,menghapus,atau memodifikasi data satu record satu table tertentu.Formulir seperti ini sering sekali digunakan untuk mengarsipkan data file induk.contohnya adalah formulir arsip persediaan,arsip pelanggan,dan arsip harga persediaan.

2. Formulir entri bentuk table(tabular entry form) menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu table.Jenis fromulir ini sering digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian, sebagai contoh apabila penerimaan kas diterima dalam sebuah surat dipagi hari,petugas penerimaan kas bias jadi memilki sekumpulan penerimaan kas untuk dicatat.Menampilkan formulir seperti ini,petugas dapat dengan cepat memindahkan dari satu baris ke baris berikutnya pada setiap penerimaan kas dimasukan.

3.Formulir entri multitable (multi-table entri form) adalah digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu table.Sebagai contoh mencatat data dari table pesanan dan perincian pesanan.Untuk setiap pesanan,bias terdapat banyak record yang merupakan hubungan satu dengan banyak,sebuah formulir utama digunakan.Formulir utama (main form) memiliki dua bagian-bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke “satu” table, dan subformulir (sub form) yang digunakan untuk menambahkan data ke “banyak” table. Dengan memasukan data di bagian “utama” formulir akan mengakibatkan penambahan satu record ke table pesanan.

Data Flow Diagram Penjualan

1.Diagram Konteks

              Diagram konteks adalah suatu diagram yang terdiri dari suatu proses saja dan biasa diberi nomor proses 0. Proses ini mewakili dari dari seluruh sistem. Diagram konteks menggambarkan input atau output suatu sistem dengan dunia luar atau dunia kesatuan luar.

2. Data Flow Diagram - DFD

          Data Flow Diagram - DFD adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data, kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

                Untuk mengakses informasi dari basis data,anda harus memahami konsep query.Query adalah permintaan dari basis data,Informasi di tabel dan di query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manager dan pengguna.Piranti lunak manajemen basis data menyediakan fungsi-fungsi pembuatan table,memasukan data ke table,dan memperoleh kembali informasi melalui query.Sebagian besar produk piranti lunak basis data juga menyediakan piranti lunak untuk mendesain laporan yang akan menampilkan atau mencetak informasi yang diperoleh.Hal yang harus diperhatikan dalam mendesain query dan laporan pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1.Sistem manajemen basis data /DBMS (Basis Data Manajemen System) adalah kumpulan program yang memungkinkan anda memasukan,mengatur,dan memilih informasi dari basis data.

2.Laporan ringkasan kejadian(event summary report) adalah laporan yang meringkas data kejadian menurut berbagai parameter.Contohnya meliputi penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

3.From adalah perintah dalam SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi tabel menyediakan sumber informasi yang diinginkan.Sebagai contoh From tabel pelanggan (diambil dari tabel data pelanggan dalam database).

4.Footer Kelompok (group footer) adalah bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok.Footer kelompok sering digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai sekelompok,seperti subtotal dan perhitungan.

5.Group header (header kelompok)  adalah bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainnya yang biasa untuk kelompok transaksi yang tampak dibagian perincian kelompok.

6.Laporan perincian berkelompok (grouped detail report ) adalah laporan status perincian berkelompok atau laporan perincian kejadian berkelompok.

7.Laporan status perincian berkelompok(grouped detail status report) adalah laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang,jasa atau agen dan biasanya juga menampilkan beberapa data acuan mengenai barang,jasa,atau agen.Laporan tersebut mencakup daftar kejadian yang memengaruhi data ringkasan.Laporan umur piutang usaha mendaftar setiap faktur penjualan yang belum utama antara laporan status perincian berkelompok dengan laporan perincian kejadian berkelompok adalah bahwa informasi saldo tidak disajikan pada laporan kejadian.

8.Laporan perincian kejadian berkelompok (grouped event detail reports) adalah laporan yang memiliki bagian perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama suatu periode, biasanya disusun menurut barang,jasa dan agen.

9.Kota label (label box) adalah kotak segi empat didalam tata letak desain yang menampilkan tekx  deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data didalam tabel.

10.Footer halaman (page footer) adalah informasi yang tampak dibawah setiap halaman laporan.

11.Header halaman(page header) adalah informasi yang tampak diatas setiap halaman laporan.

12.Query adalah permintaan informasu dari basis data.

13.Query by Example(QBE) adalah jaringan atau replika dari sebuah table kosong yang digunakan untuk menentukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih.Nama setiap atribut (field) yang diinginkan dimasukan kedalam kolom yang berbeda di table tersebut.kriteria pencari juga dimasukan.

14.Daftar acuan (reference list) adlah daftar yang hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.

15.Laporan (report)  adlaah penyajian data yang berpola dan tersusun.

16.Perincian laporan (report details) adalah bagian laporan yang menyajikan informasi mengenai berbagai entitas (kejadian,agen,barang,dan jasa)

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

                Dalam pembahasan Bab ini menganalisis kejadian untuk mengembangkan pendekatan formal untuk mendesain data SIA.Kali ini memperkenalkan sebuah alat baru diagram kelas UML.Diagram ini mendefinisikan dan mendeskripsikan data dalam SIA,maupun pengorganisasian data ini.Diagram kelas UML merupakan bagian dari Unified Modeling Language,suatu standar terbuka yang telah membentuk dirinya sendiri sebagai bahasa pemodelan umum diseluruh industri piranti lunak dan pengembangan sistem.Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbaharui dibawah kendali Object  Management Group(OMG),suatu anggota terbuka,konsorsium perusahaan nirlaba didalam industri komputer.Anggota berhak suara saat ini mencakup perusahaan-perusahaan seperti borland,hewlett-packcard,rational softwere,raytheon,sun mycrosystem,unisys,dan w3 consortium(yang bertanggung jawab atas penetapan standar HTML dan XML).

Baris (record) pada tabel disebut sebagai tuple.Basis Data Relasional adalah teknologi penting untuk sistem akuntansi basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif,Basis data diatur oleh sistem manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi,dan menyaring informasi dari basis data.

Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan File

                Menjelaskan dasar-dasar pendesainan data ditinjau dari konsep-konsep yaitu File Induk dan File Transaksi.File transaksi(transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi.Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi,pelaku yang berhubungan dengan transaksi(misalnya pelanggan,pemasok,tenaga penjual),dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang dijual).File Induk (Master File) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal, dan buku besar).

                Didalam mendesaian UML terdapat beberapa istilah penting yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut:

1.Atribut adalah unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna.Kolom basis data relasional yang ekuivalen dengan field didalam file.Terdapat didalam suatu entitas.

2.Kardinalitas (cardinality) adalah pernyataan hubungan antar field umum (atribut) di dua tabel, hubungan tersebut bisa 1 dan 1 (one to one).satu dengan banyak (one to many) atau banyak ke satu (many to one).Banyak ke banyak (many to many).

3.basis data adalah data yang saling berkaitan yang komprehensif.

4.Sistem Manajemen Basis Data (Database Manajemen System) adalah seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan,memodifikasi,dan memperoleh informasi dari basis data.

5.Kunci Asing (Foreign key) adalah sebuah field di tabel yang merupakan kunci utama di table lainnya.

6.kunci Utama (Primary Key) adalah sebuah atribut yang secara unik mengidentifikasi suatu record di table.

7.Integritas Referensial (referential integrity) adalah aturan yang memelihara hubungan tertentu antar tabel ketika memasukan atau menghapus record.Jika aturan tersebut dilaksanakan,pengguna dicegah dari menambahkan record pada tabel terkait ketika tidak ada record terkait di tabel utama, dan pengguna dicegah dari menghapus record dari tabel utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di tabel terkait.