Sebelum kita membahas inti tentang tahap pengawasan mari kita ingat-ingat lagi tentang pengertian pengawasan biar ga lupa gitu....
A.Pengertian Pengawasan
Suatu usaha sistem yang digunakan untuk menetapkan standard pelaksanaan tujuan yang sudah direncanakan.Merancang sistem informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standard yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan tindakan yang diperlukan.Nah sekarang kita bahas tentang tahap-tahap dalam proses pengawasan:
1.Menetapkan standard pelaksanaan (Perencanaan atau Planning)
Penetapan standard adalah suatu ukuran yang dapat digunakan untuk menilai hasil-hasil perencanaan yang akan dicapai.Perencanaan itu mempunyai maksut mencapai tujuan,sasaran,target perencanaan,anggaran,margin keuntungan,keselamatan kerja dan sasaran produksi.Disini terdapat 3 bentuk standard umum adalah:
1. Standard fisik meliputi kuantitas barang jasa,jumlah langganan atau kualitas produk
2. Standard moneter,Yang ditujukan dalam nilai rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,biaya penjualan,laba kotor dan pendapatan sales
3. Standard waktu yang meliputi kecepatan produksi-produksi atau batas waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
2.Penentuan Pengukuran Pelaksanaan kegiatan
Penetapan standard akan sia-sia apabila tidak disertai dengan cara mengukur pelaksanaan kegiatan,oleh karenanya tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3.Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Nyata
Setelah pengukuran dan monitoring(pengawasan) ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus menerus.Ada beberapa langkah untuk pelaksanaan pengukuran,yakni antara lain:
1. Pengamatan(Observasi) yakni melakukan pengamatan terhadap objek yang dijadikan bahan pekerjaan.
2. Laporan-laporan Lisan Tertulis yakni membuat laporan yang didapat dari hasil pengamatan terhadap objek,untuk dijadikan bahan langkah yang akan dilaksanakan selanjutnya
3. Metode-metode otomatis yakni melaksanakan pengukuran dengan menggunakan metode yang telah ditentukan
4. Inspeksi Pengujian (test) atau dengan mengambil sample yakni melakukan pengujian terhadap objek yang telah didapat dan proses apakah objek tersebut layak atau tidak,bahkan diperlukan sample untuk percobaannya itu malah menguatkan hasilnya.
4.Pembandingan Pelaksanaan kegiatan dengan Standard dan Penganalisa Penyimpangan-penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan yang telah dirancang atau standard yang telah ditentukan.Walaupun tahap ini gampang dilakukan,namun sering terjadi komplektivitas pada saat adanya penyimpangan(Deviasi).Penyimpangan haruslah dilakukan penganalisaan untuk menentukan sebab standard itu tidak tercapai.
5.Pengambilan Tindakan Koreksi
Jika hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi,tindakan ini haruslah diambil.Tindakan koreksi dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk.Standard mungkin dapat dirubah,Pelaksanaan diperbaiki ataupun keduanya dilakukan secara bersamaan.Tindakan koreksi dapat berupa:
1. Mengubah standard mula-mula(kemungkinan terlalu tinggi atau rendah)
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan(inspeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang bahkan mengganti sistem pengukuran tersebut)
3. Mengubah tata cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan.
Kaizen(suatu perubahan yang berkala dalam bahasa jepang) menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harusnya disempurnakan agar hasil dapat meningkat,sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mngutamakan Proses.Dalam Kaizen dipercaya bahwa Proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan Kaizen.Siklus tersebut terdiri atas:
1. Plan (Rencana) yaitu penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapi target yang sudah dirncanakan
2. Do (Lakukan) yaitu pelaksanaan dari rencana yang telah dirumuskan
3. Check (Periksa) yaitu kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus kemajuan yang telah ditempuh.
4. Act (Tindakan) yaitu menindaklanjuti ketiga langkah tersebut sekaligus membuat keputusan guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
Siklus PDCA ini berputar terus menerus dengan diselingi oleh Standardize-Do-Check-Act(SDCA) diantaranya.Dalam langkah Standar(Standarize)pada siklus ini,segala prosedur baru yang telah diputuskan pada langkah tindak dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang wajib dipenuhi.SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan,sedangkan PDCA lebih mengacu pada perbaikan.
SUMBER:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar