Sistem akuntansi bersifat kompleks,dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA,akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,untuk melakukan wawancara,dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem klien.Akuntan harus mengerti:
1.Mengetahui informasi apa yang harus dicari
2.Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi
3.Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi
4.Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.
Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Satu cara penting mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu:
1.Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)
Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.karakteristik siklus ini akan segera dibahas.
2.Siklus konversi (conversion cycle)
Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.contoh kejadian konversi meliputi perakitan,penanaman,penggalian,dan pembersihan.Tidak seperti kejadian di siklus pendapatan dan pemerolehan konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan industri yang lain.
3.Siklus Pendapatan (revenue cycle)
Mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan.
Siklus Pendapatan
1.Merespons permintaan informasi dari pelanggan
2.Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa datang
3.Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4.Menagih pelanggan
5.Melakukan penagihan uang
6.Menyetorkan uang kas ke bank
7.Menyusun laporan.
Siklus Pemerolehan
1.Mendiskusikan dengan para pemasok
2.Memproses permintaan
3.Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
4.Menerima barang atau jasa dari pemasok
5.Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6.Memilih faktur-faktur yang akan dibayar
7.Menulis cek.
Pedoman untuk mengenali kejadian
1.Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas
2.Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal
3.Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain
4.Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.setelah interupsi,seseorang diluat organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.Sebagai alternatif,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan
5.Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
Pengorganisasian Data Dalam SIA
SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya,termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok),barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),jumlah terutang dari pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).
Dalam mempelajari SIA,seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.
Ciri-ciri file Induk
1.File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa
2.File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual
3.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun ringkasan.
Ciri-ciri File Transaksi
1.File transaksi menyimpan data tentang kejadian,ini meliputi pesanan,pengiriman,dan penagihan kas
2.File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk transaksi
3.File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut(misalnya kuantitas barang yang dipesan)
4.Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemeroleh.Kejadian pertama didalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.
Untuk memahami SIA hal dibawah ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yaitu pencatatan kejadian,pembaharuan,dan pemeliharaan file.
1.Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.Sering kali,suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu pencatatan.Dalam sistem tradisional,data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.Pada SIA yang berlaku sekarang,data dapat secara langsung dimasukan ke satu atau lebih file transaksi di suatu sistem,dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudia digunakan dalam proses (misalnya, slip pengambilan dicetak selama proses pencatatan pesanan)
2.Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.Sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya.ketika oersediaan dipesan,juga perlu untuk memperbaharui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.
3.Pemeliharaan File
Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk,mengubah data acuan didalam records induk, dan menghapus records induk.Dalam banyak kesempatan,record induk untuk entitas harus dibuat sebelum transaksi dapat diproses.Begitu produk atau jasa,pelanggan,dan pemasok baru disetujui,records induk ditambahkan ke file induk.Sistem itu kemudian diperbolehkan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyangkut entitas-entitas ini.Hanya data acuan yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.Field-field ringkasan tidak berpengaruh.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar